Quelle solution pour créer votre extranet ou intranet ?

Qu'est-ce qu'un extranet ?

Un extranet est une application web et/ou smartphone nécessitant une authentification et qui permet de personnaliser et de sécuriser des informations ciblées selon le profil de la personne connectée.

Et voici quelques exemples de cas d'usage exploitant un extranet :

• Diffuser des informations à ses partenaires : bon de commande, contrat, catalogue produit, fiche technique, documentation projets, etc.
   
• Diffuser des informations à ses membres : classement, informations sur son club, procédures, informations personnelles, etc.
   
• Diffuser des informations à ses clients : historique et détail des contrats, factures, décisions, documentations diverses, etc…

À noter qu'un intranet se définit de la même manière, toutefois cette appellation est généralement utilisée quand l'application est dédiée à une seule et même organisation : tous les employés, toutes les filiales, etc.

La liste des fonctionnalités requises pour créer un extranet/intranet

Nous classerons en grande catégorie les fonctionnalités qui représentent spécifiquement les extranets/intranets. Nous ne traiterons pas des fonctions communes aux sites internet qui doivent bien évidemment être présentes et que nous citons brièvement ci-dessous :

• Back Office ergonomique (Wysiwyg, gestion de template de contenu)
   
• Workflow pour gérer le cycle de vie des données : validation, notification, publication et archivage automatisé
   
• Les meilleures solutions permettront d'intégrer un framework JS afin d'obtenir des interfaces plus interactives et de meilleures performances (on parle alors de "découplage" ou de "headless")

La gestion des profils utilisateurs

Le principal intérêt d'un extranet est de connaître son utilisateur afin de lui afficher des informations qui le concernent.

• Créer et modifier autant de champs que nécessaire pour représenter le type d'utilisateur
   
• Pouvoir synchroniser ces champs avec un LDAP ou un CRM la plupart du temps. Il faut que la plate-forme dispose de module standard pour se synchroniser aux principales plateformes : Active Directory, Salesforce, Hubspot, Dynamics, etc.

À noter que la loi RGPD permet l'utilisation des données professionnelles et personnelles dans le cas où elles seraient nécessaires au bon fonctionnement de l'application.

• Dans un cadre Extranet : L'utilisateur donne son consentement au moment de l'acceptation d'accès à la plateforme. Il doit pouvoir demander la suppression de son compte et de ses données.
   
• Dans le cas d'un intranet : comme il s'agit d'un outil interne exploitant des données liées aux employés et nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise, alors il n'est pas nécessaire de demander d'autorisation pour créer un accès.

La sécurité et l'authentification

La sécurisation des données est un principe structurant le fonctionnement d'un extranet ou d'un intranet, les données y étant sensibles par définition.

La plateforme devra donc assurer :

• La possibilité d'une authentification faible ou forte (par exemple : une authentification à double facteur)
   
• La synchronisation en standard avec un SSO standard. La plupart des grandes organisations ont besoin d'exploiter un système centralisant toutes les authentifications
   
• La possibilité de définir un niveau de complexité de mot de passe avec des mécanismes de récupération de mot de passe
   
• Une véritable sécurisation des fichiers et toutes données sensibles
   
• Une gestion des permissions des utilisateurs et des contributeurs de la solution.

La personnalisation

Vous êtes enfin connecté et connu. Maintenant l'application extranet doit pouvoir vous afficher des données personnalisées. C'est grâce à cela que vous augmenterez la valeur de votre plateforme au regard de vos utilisateurs.

Pour cela, il faut que la solution propose plusieurs possibilités :

• Pour le webmaster : la capacité d'associer chaque contenu à un profil ou à un sous-ensemble de profil. Et idéalement, ce contenu devrait pouvoir être de n'importe quel type : fichier (PDF, zip, doc, etc.…), média (vidéo, image), contenu éditorial (page, bloc, etc.)

• La solution doit ainsi permettre de créer une page en utilisant 2 modes de personnalisation : 
  • Soit en ne filtrant que les éléments associés au profil connecté (par exemple : un message de bienvenue personnalisé ou une promotion)
  • Soit en triant les contenus de façon à privilégier l'affichage de ceux correspondants au profil connecté (par exemple : un slider de produit, un résultat de recherche)

• Les meilleures solutions proposent des systèmes de Rules Engineering permettant de définir un niveau de personnalisation complexe : par exemple une règle serait "ce contenu n'est accessible qu'aux utilisateurs Français et Suisse, du secteur Media, ayant un niveau de partenariat Premium mais en excluant les fonctions administratives" Pour mettre en place cette règle en particulier, il faut donc les champs suivants dans le profil : Pays, Type de partenaire, Secteur, Fonction. Dans le cas d'une synchronisation avec un CRM, il faut que ses chances soient également présentes dans le système tiers.

À noter qu'il existe également des systèmes tiers de personnalisation qui enrichissent le profil connecté en temps réel avec des données complémentaires. C'est le cas, par exemple d'Interaction studio de Salesforce ou encore de Ab Tasty. Dans ce cas, la solution tierce ajoute des données au moment de sa connexion que vous pouvez exploiter en complément. Sur un plan technique, ces systèmes nécessitent simplement que votre plateforme extranet puisse exploiter des webservices Rest standard, ce qui est le cas de toutes les solutions du marché actuellement.

Les fonctions de stockage

Un extranet ou un intranet peut nécessiter de stocker beaucoup d'informations. En effet, si vous stockez par exemple de la documentation à destination de vos partenaires, vous pouvez devoir stocker des milliers à des millions de données. C'est pourquoi votre solution doit permettre :

• De fonctionner avec différents types de bases de données selon la volumétrie de données à traiter : MySQL, PosGreSql, Oracle, etc..
   
• De permettre une synchronisation régulière de votre base de données avec un système tiers car dans les cas extrêmes (des millions de documents) ce n'est pas un humain qui va les mettre à jour. Dans ce cas votre solution doit permettre une synchronisation incrémentale afin de ne faire que ajouter la différence depuis la dernière synchronisation et de ne pas tout resynchroniser à chaque fois ce qui prendrait potentiellement beaucoup trop de temps
   
• De permettre la catégorisation de toutes les informations dans votre extranet. Aussi appelé la "taxonomie", cela consiste à vous donner la possibilité de définir un arbre de catégorisation que vous pourrez associer à vos contenus afin de simplifier leur recherche et leur représentation à l'écran.

Exemple de taxonomie à plusieurs niveaux : 
 

Les fonctions de recherche

Fonctionnalités N°1 des extranets, il faut que l'utilisateur trouve rapidement son document ou son information parmi des centaines, des milliers ou des millions selon les projets. Et cela de façon extrêmement performante.

Pour y parvenir votre solution doit impérativement proposer :

• Une intégration standard avec un système de recherche tiers : Solr et Elastic Search étant les plus populaires. Ces systèmes sont faits pour absorber un grand nombre de documents et permettre des recherches
   
• Des mécanismes d'indexation avancés pour chercher à l'intérieur même d'un document PDF par exemple
   
• Des mécanismes de recherche avancée :
  • Une recherche floue (fuzzy search) pour trouver même s'il y a des fautes d'orthographe
  • Les recommandations de mots-clés
  • Etc...

Exemple de recherche approximative, le moteur de recherche propose un résultat malgré la demande de l'utilisateur :

• Des mécanismes de filtrage avancé et ergonomique. Particulièrement nécessaire quand vous avez de nombreuses informations à afficher
  • La recherche à facettes : le plus populaire, les facettes affichent les catégories de contenu dans l'ensemble d'un résultat afin de le filtrer davantage.
     
  • Des modules qui rendent ergonomiques l'affichage des facettes : curseur, arbre de choix, couleurs, etc.

Exemple de recherche à facettes : 

Les meilleures solutions permettront également
 

• De mettre en œuvre des mécanismes de cache permettant un affichage instantané même avec des recherches complexes et personnalisées !
   
• De mettre en œuvre des outil de sauvegarde des recherche et de notification informant l'utilisateur d'un changement dans les résultats.

Quelle solution permet de déployer un extranet/intranet ?

Voici une sélection de solutions qui savent répondre aux critères ci-dessus. Toutefois, les difficultés de mise en œuvre et les coûts sont très variables et évoluent au fil du temps selon les mises à jour.

• Drupal
• Sharepoint
• Liferay
• Wordpress
• Adobe experience manager
• Sitecore experience manager

Suite à notre sondage qui vous demandait : "Quelle est votre meilleure solution intranet/extranet ?" Vous aviez le choix entre plusieurs grandes solutions : Drupal, Sharepoint, Liferay, Sitecore ou une autre.

Voici ce que vous nous avez répondu :

• Drupal : 63%
• Sharepoint : 29%
• Liferay : 4%
• Sitecore experience manager : 5%

Une autre solution a été proposée : Hubshare

En effet, Drupal, reste la meilleure solution choisie par les experts du métier.